ImF er behandlingsansvarlig for håndtering av personopplysninger innhentet av organisasjonens sentralledd. På samme måte er ImF-UNG behandlingsansvarlig for personopplysninger i denne organisasjonens sentralledd.

Lokale lag, foreninger, kretser eller andre innmeldte enheter i ImF eller ImF-UNG har behandlingsansvaret for personopplysninger de selv innhenter.

I noen tilfeller håndterer ImF og ImF-Ung personopplysninger på vegne av andre selvstendige organisasjonsledd eller for eksterne virksomheter.  Håndteringen av disse personopplysningene reguleres gjennom databehandleravtale med de aktuelle behandlingsansvarlige.

Slik samler vi inn personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger på flere måter:

Opplysninger du oppgir til oss

Vi lagrer personopplysninger du oppgir i skjema på papir eller på nett, via e-post eller telefon når du for eksempel melder deg på en konferanse, blir abonnent eller fast giver.

Opplysninger om deg gitt av andre

I enkelte tilfeller kan vi ha lagret opplysninger om deg som er gitt av andre. Eksempler på dette er dersom noen andre har meldt deg på et arrangement eller har oppgitt deg som pårørende.

Opplysninger vi får når du bruker våre tjenester

Dersom du gir en gave elektronisk mottar vi beløp, navn og dato og i noen tilfeller adresse og kontonummer avhengig av betalingsmåte.

Dersom du kommuniserer med oss på sosiale medier, får vi tilgang til den informasjonen du har valgt å dele med oss der.

På nettsidene våre kan det lagres informasjon om deg som besøkende på siden dersom du samtykker til dette.  Nærmere informasjon om dette foreligger på en egen personvernerklæring knyttet til den aktuelle nettsiden.  Dette gjelder f.eks. imf.no, sambaandet.no, leder-konferanse.no, imf-ung.no, awana.no.

Type personopplysninger som lagres

Ved påmelding til arrangementer registreres du med navn, postadresse, epostadresse og telefonnummer.  I noen tilfeller trenger vi opplysning om alder og kjønn.  Dersom du har allergier eller ulike spesielle behov vi skal ta hensyn til så registrerer vi også dette.  I tillegg registrerer vi eventuelle valg av seminar, overnatting, transport, måltid o.l. der dette er alternativer.

Faste givere til ImF eller ImF-UNG registreres med navn, fødselsdato, postadresse, epostadresse, tlf/mob.  Personnummer registreres hvis du har bedt om skattefradrag.  I tillegg registreres gavebeløp, gavehistorikk og kontonummer. 

Abonnenter til f.eks. bladet Sambåndet registreres med navn, postadresse, fødselsdato, epost og telefonnummer.  I tillegg registreres betalingsopplysninger og abonnementshistorikk.

Som medlem i ImF Trossamfunn registreres du med navn og fødselsnummer, postadresse og epostadresse.  Det samme gjelder barn av medlem som vi har mottatt melding om.  Barn registreres også med dåpsdato og dåpssted.  Er du viet i trossamfunnet registreres også dette med dato og sted for vielsen.  Dersom du ønsker at det kommunale tilskuddet skal gå til en bestemt forening/forsamling så registrerer vi dette.

Formål med behandlingen

Når vi lagrer personopplysninger i forbindelse med arrangementer så er dette for å kunne sende ut relevant informasjon og ha kontaktinformasjon ved behov.  Informasjon om alder og kjønn kan i noen tilfeller være sentralt for å sikre at deltaker havner på rett arrangement og aldersgruppe.  Når opplysninger om allergier eller andre spesielle behov etterspørres så er det med tanke på at deltakelse skal foregå på en trygg og sikker måte.  Vi lagrer også navn og kontaktinformasjon til den som betaler for å få gjennomført betaling og for dokumentasjon til regnskapet.

Ved fast givertjeneste registreres personopplysningene for å sikre at giveravtalen knyttes til riktig person og at denne skal kunne motta informasjon om giveravtalen.  Vi trenger også å sikre at givere som ønsker skattefradrag får dette, og nødvendige personopplysninger må derfor registreres og innrapporteres til Skatteetaten.

Abonnenter på blad skal få dette tilsendt i posten, evnt. digital tilgang.  Vi samler de personopplysningene som er nødvendig for dette og for å sende ut faktura.  Fødselsdato registreres for å sikre at vi ikke sender faktura til mindreårige og for å unngå dubletter i kartoteket.

Registrering av personopplysninger i forbindelse med innmelding i ImF Trossamfunn gjøres for å sikre at krav i lovverket etterfølges, som f.eks. at en ikke er medlem i annet trossamfunn og at barn gis rettigheter etter sin alder.  Behandlingen skal også sikre at det gis kommunalt tilskudd fra din kommune til det formål du har valgt som medlem i trossamfunnet.

Grunnlaget for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger finner vi i personvernforordningens art 6 nr 1, der minst ett av følgende bokstavpunkt må være oppfylt:

a) den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål,

b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse,

c) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige,

d) behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser,

e) behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt,

f) behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger, særlig dersom den registrerte er et barn

For ImF og ImF-UNG sine formål med innhenting av personopplysninger vil bokstav b) normalt være gjeldende.  Påmelding til arrangement anses som en avtaleinngåelse der vi trenger dine personopplysninger for å kunne følge opp våre forpliktelser.  Tilsvarende vil gjelde ved opprettelse av giveravtale eller inngåelse av abonnement.

I de tilfeller vi ønsker å sende deg informasjon utover det som er å anse som en del av en inngått avtale med oss vil vi be om ditt samtykke til dette, jfr bokstav a).  Tidligere inngått samtykke kan du trekke tilbake ved å kontakte oss.

I noen tilfeller vil det kunne foreligge rettslige forpliktelser for ImF/ImF-UNG til behandling av dine personopplysninger.  ImF Trossamfunn er forpliktet etter trossamfunnsloven til registrering av personopplysninger.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vårt utgangspunkt er at hverken ImF eller ImF-UNG deler, selger eller på annen måte utleverer personopplysninger til andre.

Noen aktører er vi likevel avhengig av å samarbeide med for å oppnå formålet med innhentingen av opplysningene.  Slikt samarbeid reguleres av databehandleravtaler med den enkelte aktør.  Eksempler på dette er at vi deler adresseinformasjon med distributør av Sambåndet, vi benytter Checkin som påmeldingsportal ved arrangementer, Knif Regnskap er regnskapsfører og håndterer våre bilag, Jakob Hatteland Solutions AS er vår IT-leverandør og WinOrg leverer CRM-systemet vi benytter til personregistre.

I noen tilfeller kan det også foreligge rettslige forpliktelser til å dele opplysninger.  For å sikre skattefradrag for de av våre givere som ønsker dette, må dette innrapporteres til skattemyndighetene.  ImF Trossamfunn må også rapportere på medlemmer som ønsker å benytte seg av ordningen med kommunalt tilskudd.

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Vi gjør oppmerksom på at du når som helst kan kreve innsyn i egne personopplysninger. For å unngå misbruk skal en slik begjæring gjøres skriftlig og undertegnet, og i tvilstilfeller kan vi be om legitimasjon.

Du har rett til å korrigere opplysninger vi har om deg.  Ta i så fall kontakt med oss (vi jobber med å få på plass en nettløsning der du på «Min side» skal kunne korrigere din informasjonsprofil).

Du kan når som helst be om at de personopplysninger vi har om deg skal bli slettet uten ugrunnet opphold. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav. I slike tilfeller vil vi beholde et minimum av personopplysninger til denne plikten opphører.

Vi vil bare lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis du er registrert som giver, vil vi lagre personopplysninger så lenge du er aktiv. Hvis du er passiv i fem år og ikke har gitt beskjed om at du ønsker fortsatt kontakt, vil dine personopplysninger anonymiseres.  Om du melder deg ut av ImF Trossamfunn vil opplysningene om medlemskapet beholdes for å kunne gi utmeldingsattester.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Informasjonssikkerhet

Registre med personopplysninger lagres utelukkende hos tredjeparter som vi har databehandleravtaler med.

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Alle ansatte som behandler personopplysninger er pålagt taushetsplikt.  Vi begrenser antall ansatte som har tilgang til de registrene der personopplysninger er lagret, og påser at de som har tilgang har roller som bare gir anledning til å se og endre det som er nødvendig for den jobben de skal gjøre.

Vi forholder oss til de internkontrollrutiner som foreligger og jobber jevnlig med utvikling og revidering av disse.

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss?  Du har rett på å bli svart på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

Epost:  personvern@imf.no

Tlf: 56 31 42 40

Adresse:  Idrettsvegen 10, 5353 Straume